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外企女秘书职场日记-第1章

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第一部分三月第1节留心皆学问

三月某日
今天是一个非常有纪念意义的日子。两年前的今天,我被公司聘用,正式成为一名外企的秘书。似乎是有意安排,今天要对我进行一次测验,以考核我是否已成为一名合格的职业秘书。
下午一上班,电话铃就响了。
“是东岩公司吗?我是宁夏的马致远。”
“马总,您好!我是东岩公司的秘书于雪。”
马总是宁夏西域科贸公司的副经理,我们在宁夏的代理商之一。
“是这样的,我昨天到的北京。我今天上午在清华大学办了点事,下午想到你们公司拜访姜总和孙总。几年没到北京来了,变化挺大的。我现在不知道坐什么车过来,你能告诉我一下吗?”
电话里那边很嘈杂,马总好像用的是公用电话。
“马总,您现在是在清华南门,是吧?”
我在思考着,因为我很少去清华园那边,对那边的公交车情况不是很清楚。
“您先坐718路公交车到人民大学站,下车后换乘332路到动物园,到了动物园再换……”
再坐什么车,我也不知清楚了。不止我一个人,似乎有很多女性都不记路;记得有本书上说过,女人的方位感只有男人的二分之一;我平时只注意自己上下班的几条公交车线路,与自己关系不大的公交车和交通情况,很少注意。
“你让他打个出租车过来不就得了。”玛丽见我这么费劲,便在旁边小声提醒我。
这时,我们的头,部门经理欧阳军示意我把话筒给他。
“马总您好!”头的嗓音洪亮,显得热情亲切。
“我是欧阳军,好久不见了,这几天出差挺累的,是吧?这样,您在清华南门坐375路到西直门;在西直门换乘地铁,挺方便的;地铁在建国门站下来,换一线地铁,坐到国贸站;在国贸站的东北出口上来,就能看到我们某某大厦了。我们在18层办公。我们等着您。”
头放下电话,看着我和玛丽。
“头,实在对不起。”我明知道自己失职了,但还是不由自主地给自己找借口:“因为我们家一直住城南,我很少去清华园那边,所以对那边的公交车情况不是很了解。”
“玛丽,如果马总打出租车方便,他还会打电话来问你怎么坐车吗?”
头接着又非常不满意地对我说:“还有你小于,你们都是有几年工作经验的秘书了,应该熟悉北京市的交通情况。你们对北京市的交通情况的了解,就应该像熟悉自己的掌纹一样。”
说着,头伸出自己像蒲扇一样的手掌。
“有这个必要吗?”玛丽小声嘟囔着,“像马总这样的客人,一年能碰上几个?”
“玛丽,我要求你们熟悉交通情况,并不单纯是为客人指路。”头的神情本来缓和下来了,听玛丽这么一嘀咕,又变得严肃起来。
“给公司领导安排日程,是秘书一项很重要的工作;领导乘车外出办事,你不熟悉交通情况,不知道什么地方容易堵车,不知道什么时候是车辆高峰期,不知道在哪个地方是单行线,你怎么计算领导在路上所花的时间?你安排路上的时间多了,是浪费上司的时间;你安排的时间不够,把领导搞得像去机场赶飞机一样紧张,还有可能因堵车而误事。这样行吗?”
头说着,指着我,玛丽,还有珍妮说:
“你们几个年轻的,都要好好熟悉北京市的公共汽车情况,过一阵子,我要考考你们。”
“哇!”玛丽夸张地叫了起来,“除了我家门口的几条公交线,我只知道坐长安街上的大一路,大四路。像中关村那边,我很少去,即使去,也是打出租去,谁还坐公共汽车?”
“是呀,我们怎么去了解?”平时话不是很多的珍妮,也插话进来,“北京有几百条公共汽车线路,而且现在几乎每天都还在增加线路,原有的线路也都在变。听说从动物园到颐和园的老332路就改线了。”
“头,我如果能背下这几百条公交汽车线路,我早就考托福和GRE去了。”玛丽说,“我要是考上托福和GRE,还不跟你拜拜了吗?”
头自己也笑了。头虽然身高超过一米八,肤色偏黑,看上去应该属于严厉型的上司;可能是在这个以女性为主的秘书部门里时间呆长了的原因,很难严肃起来,有时甚至让人觉得有些婆婆妈妈。
“我让你们熟悉北京市的公交情况,并不是要你们像准备考托福和GRE那样,搞突击死记硬背;秘书的知识和经验,不能靠突击和死记硬背,只有靠你们平时的积累。比方你们坐在出租车里,就应该留心哪个路口容易堵车,什么时候容易堵车,这样,在工作中就心里有数。要想成为一个优秀的职业秘书,没有什么诀窍,也没有什么捷径,除了向别人请教,就是自己多留心,多积累;积累多了,悟性也就高了。”
头似乎余兴未尽,接着说:“我们做秘书的,不仅要了解本市的交通情况,对全国的交通情况也应有相当的了解,比方,从北京到上海,到广州,到昆明,到乌鲁木齐,到哈尔滨,乘飞机一般要多长时间,坐火车又要多长时间,这些都要心里有数。”
说完,头起身要走。
“头,按您的意思,我们是不是还要了解全世界的交通情况?”玛丽似乎有意跟头抬杠。
“那当然。”头一本正经地说,“比方,从北京到美国东海岸的纽约,乘飞机要一般多长时间;你到奥地利的维也纳,如果没有直飞航班,在哪里转机比较合适,等等。作为秘书,在为上司安排时间日程的时候,脑子里都要有个大概。”
头索性拿了一把椅子,在玛丽的对面坐了下来。
“秘书的工作具体而繁杂,从待人接物到给上司安排工作日程,如何作到恰到好处,很大程度取决于秘书的经验;而这种经验又很难从教科书上得到,因此,除了年纪大的同事言传身教,只有靠你们自己在实际工作中去摸索和积累。
“秘书的工作不仅面宽,而且接触的人多,从各部门到公司领导,从公司内部到外来客人,因此,这也就给你们这些年轻的秘书积累经验创造了条件。在我们的日常工作中,只要处处做个有心人,学会观察周围的事,就会有收获。”
像头讲的这些道理,要是在平时,大家会觉得是老生常谈,但今天却感到非常受启发。
“因此,你们每做一件事,每接触一个人之后,都要细想想,哪些把握好了分寸,哪些还有待改进;保持像海绵一样的心态,通过这种日积月累,你们的能力就会在无形中提高。你们秘书大多年轻,在工作中容易出差错。但只要你们每次出差错后认真反思,吸取教训,学到的东西反而会更多。只要你们能够坚持留心,你们的进步肯定会很快。”
没人插话。
“总而言之,要想成为一个优秀的秘书,必须具备良好的自我学习和积累的能力。你们听说过古人‘处处留心皆学问’这句话吗?留心皆学问,就是要你们平时多留心。留心是什么意思?留心就是眼勤、耳勤和嘴勤,也就是多看、多听,多问,最后多想。”
一看手表,头想起什么事似的,马上起身要出门。
“明白了‘处处留心皆学问’的道理,就一定能成为一个优秀的秘书吗?”玛丽问,那神情看不出她是认真的还是在开玩笑。
“不!仅仅明白了这个道理还是不行,必须坚持,持之以恒。玛丽,我告诉你,万里长城不是一个白天砌成的。”
“知道了,头大人。万里长城是黑夜砌成的。”
玛丽说着,朝头扮了个鬼脸。
听着玛丽和头的调侃,我脸上开始有些发热。
如果说今天这是对我是一次秘书工作能力的测试的话,按一个职业秘书的标准来衡量,我最多只能得60分。
努力!加油!


第一部分三月第2节老总的隐私

三月某日
上午先去经贸部送了份材料,刚回到办公室,姜总的电话就像长了眼睛似的跟了过来。姜总让我马上到他的办公室去一趟。听姜总的口气,事情似乎挺急。孟姐是姜总的专职秘书,我想问一下孟姐,到底是什么事,但还是忍住了,心里有些紧张。
来到姜总的办公室,姜总倒还是像平时一样随和,问我刚才到哪儿去了;聊了几句后,姜总问我:“小于,近来公司似乎有人在议论王总的事,你常去他的办公室,知不知道一些这方面的情况?”
王总是公司负责市场销售的副总经理,四十岁刚出头,他的工作能力是无可挑剔的,但可能是由于他老婆孩子都在美国的原因,公司不时流传一些他的风流韵事。
上个星期四下午,王总突然让我去他的办公室,说:“小于,我马上要去一趟香港,麻烦你明天帮我办一件事,你去王府井某某大厦的首饰柜台,我刚才已给对方打过电话,你只要提我的名字人家就会给你一包东西。取到东西后,你再帮我送一下。”说着,递给我一张写着地址的纸条。第二天下班后,我取了东西正准备离开,柜台里年纪像是值班头的人对我说:“你是打出租吗?这包东西很贵重,在路上注意一点。”我当然明白,在首饰柜台前说的贵重东西,不是几百元甚至几千元能买得起的。根据王总的纸条,我找到了亚运村一座高层公寓16层的三门。出来给我开门的是一位看上去不到三十岁的漂亮小姐;她还穿着睡衣,接过东西,她高兴得几乎跳了起来,“啊!王哥连我的生日都还记得,真是太好了,谢谢王哥!谢谢王哥送给我的生日礼物!”
姜总问的肯定是这件事。
作为秘书,必须要了解自己的上司在工作和私人方面的交际范围。如果不了解上司的交际范围,分不清他朋友亲戚的亲疏,不仅在工作日程上不好安排,就是许多电话也不好处理。“我找某某!”对方电话打进来,不仅不报姓名,而且对上司直呼其名,如果你听不出这是上司的太太或老爸的声音,只是公事公办地反问“请问您是……”则有可能让你吃不了兜着走。因为要了解上司的一些私人生活,或者是在给上司家送材料的时候,或者是在转接电话的过程中,不可避免地要了解一些上司的隐私。由于上司的私生活一般与工作无关,因此,作为职业秘书的操守,对于上司的隐私,看到了的要当作没看见,听到了的等于没听见;只有这样,上司才能真正放心让你协助他的工作。
我该不该说?我稍微迟疑了一下之后,一五一十地把事情的经过对姜总说了:“上星期四下午,王总到香港去出差之前,他让我第二天到王府井某某大厦取了一包东西,送给住在亚运村的一位女士。那位女士收到东西后说:‘谢谢王哥送我的生日礼物’。”
“哦,知道了。”姜总平静地说。
从姜总的办公室出来,在走廊上,我的心情如释重负。我知道,王总是因为信任我,才让我去办这件事的。当姜总刚问我的时候,我也问了自己:如果把事情的经过对姜总说了,是否对得起王总给我的那份信任?但很快我否定了这种想法。
的确,我们中国历来有“士为知己者死”的传统美德,对于王总这份信任,我理应像金庸笔下的那些刀侠剑客一样,替王总隐瞒过去,为王总两肋插刀,在所不惜。但是,我们现在不是生活在艺术家笔下那种虚无飘渺的江湖之中;如果说金庸笔下的江湖充满了险恶,那么,现代职场的险恶
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