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外企女秘书职场日记-第12章

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“我肯定受不了。”玛丽反问,“你问这些是什么意思?”
“我的意思很明白,那就是我们的大脑和手臂一样,工作一段时间后就要休息一阵。”我说:“我们每天早晨六七点钟醒来,醒来后我们的大脑就开始高速运转,就像手里端着一碗西红柿蛋汤。虽然碗里的蛋汤没有多重,但它使我们手臂的神经得不到休息,所以时间久一点我们的手臂就受不了。我们的大脑神经和我们的手臂神经一样,在紧张地运转一段时间后就要休息放松。所以,吃过午饭,我们有一段时间犯困走神,就说明我们的大脑非常需要休息。”
“我以为是什么大道理呢?”玛丽不以为然,“年纪轻轻的,挺一挺不就过去了吗?下午该干什么干什么!午休简直是一种对时间的浪费。”
人各有志,她不听就算了。我回办公室在座位上闭目养神,打了十几分钟的瞌睡。
对于秘书来说,中午有休息的机会最好休息一会儿。
人的精力好比一块充电电池。一个聪明的人,会在电池使用了一段时间后,让它休息一会儿,给它充充电。如果你在电池的电用光之后再去充电,不仅会影响电池的正常工作,而且对电池本身是一种伤害。所以,我们在没有完全疲劳之前稍微歇一会儿,远比完全疲劳后再去休息有效得多。
午休能极大地提高人们在下午的工作效率,这并不是一个个人习惯的问题,早已被科学所证明。从人们吃过午饭开始,人体进入一天中感觉最为疲乏的时刻,是因为人体内肾上腺素减少,体温开始下降,精力与体力明显降低,这时休息15到30分钟,对补充人们下午的体能最有效。短时间的小睡有助于“唤醒”身体内感到疲乏的细胞,并提高人进行积极思维的能力。
对于秘书来说,不能出现犯困“走神”的现象。当你正在接受上司指示的时候,你却在“走神”,甚至忍不住呵欠连连,上司看了会怎么想?即使他不当面批评你,你在那种状态下能完全领会上司的意思吗?吃不透上司的意思,对于秘书来说,后果可想而知!
另外,秘书经常需要加班加点,有时还要应付一些突发事件,这都要求秘书随时保持清醒的头脑和充沛的体力。即便不加班加点,晚上无论是在家看书还是到外面上课或者其他活动,都需要有充沛的精力。一个优秀的秘书,到每天正常下班的时候,还应保持正常体力的百分之三十以上。
人的精力就像张信用卡,随便透支,会有害健康的。许多人以为自己年轻,不注意休息,觉得挺一挺就过去了,实际是在无节制地透支自己的体力。古代就有“积劳成疾”这个成语,就是说如果人们长期透支自己的体力,最终将酿成疾病。为什么现在那么多人出现“亚健康”病症,厌烦工作?就是长期超负荷工作而又没有得到有效休息造成的。中医不是说,中午“闭目养神也是补”吗?就是这个意思。
对于秘书来说,必须均匀合理地使用自己的体力;在她的体力信用卡上,用了多少马上就补上多少,不允许随便透支。
下午快一点半了,头回到办公室,见玛丽还伏在桌上打瞌睡,便问:“玛丽,你是不是头痛?”
“是。”
“那你去看医生了没有?”
玛丽抬起头对头说:“就是看医生让我头痛。”
头又好气又好笑:“玛丽,你这个样子才让我头痛。”


第二部分六月第21节“青春饭”

六月某日
星期天早晨,难得睡个懒觉,可一大早孔琴就来电话:“于雪,对不起,我想跟你借几本秘书方面的书,怕你上午出去,所以这么早给你打电话。”
“你借秘书方面的书干什么?”
“我也想当秘书。”孔琴说。“我不喜欢做销售了。我准备炒老板的鱿鱼,参加一个公司的文秘招聘考试。你帮我找几本书,中午我请客。另外,孟恬刚失恋,把她也叫上。”
我只好起床。孔琴是我从小学到中学的同学,现在一家化妆品公司作销售代表,说起话来有点上个世纪三十年代电影里的那种女人的味道。
中午,我仨在常去的餐厅见面。
“于雪,你不知道,我们做销售的有多苦!”
一见面,孔琴就开始抱怨起来:“现在化妆品品牌那么多,市场竞争那么激烈,顾客又是那么挑剔,对顾客话说稍微重一点,香港老板就训人。完不成销售定额,就没有奖金,有时甚至连基本工资都被扣光了。所以,老板不炒我的鱿鱼,我也想炒老板的鱿鱼。现在有家不错的公司招文秘,我想去试试。”
说着,她掏出一张青年报,指着一块版面很大的招聘启事给我看,那的确是一个非常有名的私营电器企业,招聘文秘两名,条件是大专以上学历,25岁以下,身高1.65米以上,会英语,气质优雅……
“于雪,我也想找家公司去做秘书!”
可能是真正失恋,一向心直口快的孟恬,坐了许久才开口。
“孟恬,你的记者不是做得好好的吗?”我有些吃惊地问,“怎么也想跳槽?”
孟恬去年从师范大学中文系毕业后,进了一家报社当记者,当然,这家报社的知名度和孟恬作为记者的知名度差不多。
“我算是什么正经八百的记者?!整天就是拉广告,找赞助。”说着说着,孟恬的嗓门就高了。
“于雪,我看你似乎不太热心,是不是怕我俩抢了你秘书的饭碗?”孔琴咯咯地笑着说:“你看我俩的条件,要文凭有文凭,要脸蛋有脸蛋,不是个像样的老板,我俩真还不愿伺候呢!”
我和孟恬也笑了。
“于雪,我昨晚还查了书,发现我这种属双子座的人,特别适合当秘书。双子座的人天生就是做秘书的料,他们都多才多艺,足智多谋,反应灵敏,八面玲珑,善于交际,懂得随机应变,充满生命活力,擅长沟通,适应力强,风趣幽默,喜欢忙碌变化,主动、活泼、健谈,具有写作和语言方面的天赋,对时尚有着敏锐的感受力,能长久维持年轻的心态和外貌……”孔琴兴奋地说着,瞳孔里放射着光芒。
作为朋友,我当然希望她们都能找一份称心如意的工作,但是……我真不知这话该怎么说。
“孔琴孟恬,你俩知道我们这些当秘书整天是做些什么事情吗?”
“不就一天到晚陪老板出去谈判吗?今天上海,明天广州,车接车送,好吃好喝,多浪漫!多刺激!”孔琴说。
“孔琴,你那是看电影,我们的工作一点都不浪漫。”
我告诉她们,我们的一天基本上是这样的:早晨上班后,第一件事就是给上司沏茶送报纸,“早上好!”寒喧之后,根据工作日程表,向上司请示当天的工作安排:“今天上午九点半某某公司的老总来看您;下午两点半您去某某公司与他们的老总见面;今天这么安排,您看可以吗?”上司确认后,就回到自己的办公室做自己的事,如接电话、整理来信来函、收集信息、文件归档等等,这些工作都相当冗杂。这期间,上司可能会打电话或写个纸条给你,让你去处理一件临时性的或是突发性的工作。我的一个小师妹到一家著名的美国跨国公司工作了三个月,说是当秘书,其实就是整整抄了三个月的信封,前天辞职,找了一家香港公司做销售去了。
“秘书工作真的这么枯燥单调?”孔琴似乎不太相信。
“那倒不完全见得。”我说。
在那些“公司老板一声吼,全体员工抖三抖”的公司,老板主要靠自己个人人格力量进行企业管理,老板并不真正需要秘书给他作参谋或助手。老板挑选秘书,是给自己看的,更是给客人看的,所以,他们对秘书更看中的是长相和性格,秘书与老板办公室里的花瓶差不多;因此,有一些秘书确实是整天陪着老板天南海北,享受无限风光。但是,随着市场竞争越来越激烈,企业的管理越来越制度化,老板决策越来越程序化,老板对秘书的要求也将越来越职业化。
“你的意思是秘书也不好当了?”孔琴似乎以为我是在吓唬她。
目前,我国的秘书作为一种正式的社会职业,像教师、护士一样,也开始有了职业资格考试制度,而在一些发达国家,早已推行了从业许可认证制度。例如在美国,美国“全美秘书协会”章程规定,作为秘书必须具备以下条件:
1.像心理学家一样善于观察和理解他人;
2.像政治家一样有灵敏的头脑;
3.像外交官一样有潇洒的风度;
4.有调查各种棘手问题的丰富经验;
5.有良好的速记能力和文字功夫;
6.熟谙各种商业往来中的法律关系;
7.能熟练地使用各种自动化办公机器;
8.具备相当的金融和税务方面的知识;
9.能熟练地对各类文件资料进行整理归类。
“孟恬孔琴,作为朋友,我真的非常希望你俩心想事成。但是,我必须提醒你俩,秘书工作本身并不浪漫,而要成为一个让老板放心、看着舒服的秘书,更不是一件容易的事,所以,你俩一定要有足够的心理准备。”
她俩点点头,相信我说的是真心话。
“于雪,讲老实话,我也并不是想当一辈子秘书。我也只是想趁自己还年轻,吃这碗青春饭。我是学中文出身的,到公司去干,也只能做秘书;所以,我想先干一两年,积累点经验,熟悉些情况,利用当秘书的条件,再找个适合自己的位置。”
孟恬的话让我心里感到有些不好受。把秘书职业当作一碗青春饭,虽然说不上是一种亵渎,却也是一种认识上的误区。问题是这又是一种无法否认的现实。
前些天,学机电专业本科毕业的珍妮,靠自学考试拿到助理会计师证后,感慨万千地对我说:“谁都知道,做秘书仅仅是一个过渡。随着年龄的渐长,谁也不甘心做一辈子秘书,都会去寻找一些属于自我的东西。你我不得不承认,秘书的确是一种青春的职业,无论你怎样喜欢这份工作,随着时光的流逝,它终究只是你我职场生涯的一部分,而不是全部,当然,它绝不是过眼云烟。如果一个人年轻的时候,有一段做秘书工作经历,无论从职场角度,还是从个人自我修养角度看,都是一种难得的历练。”
不!我不承认秘书职业是碗青春饭!当然,我也知道我现在说服不了她们。


第二部分六月第22节正确的错误

七月某日
天气一天比一天炎热,酷暑似乎正迈着蹒跚的步伐到来了。
还有不到十天的时间,公司就要开董事会了,对今年上半年的工作进行总结。为了准备会议材料,秘书科进入了一级战备状态。
下午没有什么客人,留下艾丽丝一个人值班,其他人都到第一接待室,讨论为会议准备文件。首先是讨论头给姜总写的上半年公司总结报告。不愧是当年中文系的才子,报告写得洋洋洒洒,令人振奋。
“头,我认为‘经济效益增加了三百多万美元’这种提法不正确。”小石发表意见。
“有什么不对?”头显然对这种提意见的方式,没有任何思想准备。
“经济效益是指经济投入总量与经济产出总量之比,是个相对数;而三百多万美元是个绝对数,所以,‘经济效益增加了三百多万美元’的说法是不正确的。”
小石是学企业管理专业的,说起经济方面的东西来确实是一套一套的。
“经济效益增加多少多少,这已是约定俗成的提法,中央电视台也经常这么播,我看没有什么不对。”
头显然不高兴了,脸越拉越长。
“但这确实不符合逻辑。”小石没有注
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