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外企女秘书职场日记-第29章

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⒊伞163。’。因为没收到邮件,对方打电话来找老板,老板让我重发一遍,不知是什么原因,我又出错了,而且是同样的错误,昨天老板把我狠狠地批了一顿。现在我觉得一进办公室,就感觉是进了高压锅似的。给老板当秘书整天提心吊胆的,所以我想换个工作。”
“小琳,你注意到没有,假如你要烧一壶水,你坐在那儿看着那个壶,等着水开,是不是有一种水永远也不会沸腾的感觉?”
小琳点点头。
“那是因为你精神太紧张的原因。所以,假如你要烧一壶水,并不一定要盯着那把壶。为了提高工作效率,我们的确要精神集中,加快办事节奏。但是如果精神不放松,加快办事节奏就可能成了毛毛糙糙……”
秘书处于各管理系统的中枢,地位的特殊,事务的繁重,角色的复杂,经常使她的心理处于紧张状态。焦虑心理是正常的,它能引起足够的注意,增强觉醒的强度,因而在生活和工作中是必要的。但是,如果不能及时恢复到正常状态,注意加以调整,就会造成心理失调,出现包括缺乏自信心、失败感、愧疚感以及相互交织的不安和忧虑的精神状态。
人的大脑神经不是手机,怎么能二十四小时都处于开机状态?什么时候都想着工作,不让自己的大脑神经有松弛的机会,能把秘书工作做好吗?下班了,不把工作留在办公室,头脑里老是想着当天的工作,让自己的大脑神经总是处于一种亢奋状态,晚上就睡不好,人得不到休息。第二天上班就肯定还残留着头一天的疲倦。人一疲倦,精力就肯定不能集中。精力不集中,在高度紧张的状态下,自然会出差错,办事效率肯定会低,这样,必然会影响情绪。如果下班后又把这种情绪带回家,又是整夜整夜地想,老是睡不着,久而久之,肯定就会形成恶性循环。本来是想把事情做好,让上司满意,结果却是办事效率越来越低,差错越来越多,上司反而越来越不满意。因此,秘书有一个重要的原则,那就是下班后一定要让自己与办公室隔绝,不要带笔记本电脑回家,也不要查看工作邮件。
“小琳,我觉得你现在这样子,就是要学会放松。”
作为秘书,一定要保证每周至少一天的休息,让自己的大脑神经松弛下来,或约上三五好友,到茶吧里喝茶聊天,在幽静舒缓的氛围里释放自己的情感困惑;或者躺在床上静静地读读自己喜欢的书;或者干脆去爬山、游泳,让自己紧张了一周的身体得到最大程度的舒展;当然,也可以什么都不作,就是赖在床上看电视、睡大觉,然后给自己做一顿精美的饭菜犒劳犒劳自己。总之,你每周都要拿出一定的时间给自己,让自己以单纯女性的身份来享受生活的美好。
“除开换工作,或者干脆辞职,我真不知道怎么放松。”
“不会吧?”我说,“你不是一直挺喜欢逛商店吗?到那些精品店看看。那里面的皮毛大衣,钻石钻戒,还有丝绸皮具,都是一种绝对的视觉享受。在这种走走看看的过程中,你的精神不就放松下来了吗?”
“咳!一个人逛街有什么意思?”小琳幽幽地说。
我差点忘了,她的男朋友外派非洲快半年了。
“实在不行,那就回家后陪你妈聊聊天呀!”
“有什么好聊的?她现在看我这样她也烦!”
“你帮你妈做饭,当个乖乖女,她肯定高兴还来不及。”
“你看我什么时候做过饭?”小琳笑着说。
“你不会做饭,那洗洗菜,刷个碗总可以吧?总而言之,你要千方百计把办公室的事和老板的脸色忘了。只要做到了这一点,至少晚上能睡个好觉。”
“那我试试看。”小琳的脸色开朗起来。
“今天是星期天,我们就不要谈该死的工作了,好吗?”我说,“我讲一个我们公司同事的笑话给你听。”
“什么笑话?”小琳来情绪了。
“星期五中午,我们几个在餐厅用餐,有人跟公司销售部一男生开玩笑,说你大学毕业好几年了,也二十七八了,怎么老不见你交女朋友,跟人家约会,是不是找不着对象。如果是找不到,要不要我们几个给你帮帮忙?那男生挺骄傲地说,不用。他说曾经有好几个小姐愿意为他而死。他现在只要想起这几个小姐,他就宁愿独身一辈子,珍藏好这几份痴情。马上有人说他吹牛,说男人在这世上只要有一个女人愿意为他而死,就已经很难得了,不可能有好几个。这男生说,他绝对不是吹牛。他说:“我的第一个女朋友是我高中同学,有一天,那女同学在教室当着全班同学的面,向我宣布:‘你要是再缠着我,我就从这五楼跳下去,死给你看!’我的第二个女朋友是我大学同学,有一天她温柔婉转地对我说:‘如果你想作我的男朋友,可以,不过你得耐心地等着我,这辈子不行了,我只能下辈子作你的女朋友。’我的第三个女朋友是我去年结识的一个网友。有一天她哭哭啼啼地对我说:‘你要是再不还我的钱,我就和你一起吃安眠药,同归于尽!’”
小琳听着我学那几个女孩说话的腔调,早已笑得伏在桌子上挺不起腰来。
服务小姐过来又给我们斟茶,这茶格外的香,沁人心脾。
当我们的心灵很累的时候,也给她泡杯浓茶吧。


第四部分十二月第52节危险的错觉

十二月某日
中午吃饭的时候,小石说她来公司快半年了,总算知道公司是如何运行的了。
她说:“一个公司就像一支军队。军队的任务就是为了打胜仗。一支军队有炮兵、陆军、空军、海军,为了能让各兵种充分发挥战斗力,就必须给他们提供通信、情报、运送弹药、收治伤员的医院等服务。对于一个公司来说,它投资的工厂、销售部、企划部、研发部就是它的战斗部队,而我们秘书科就相当于部队的参谋部,我们这些秘书就相当于参谋。战斗部队和参谋部相当于一辆战车的前后轮,少了谁也不行。”
虽然我来公司已经两年多了,但还从来没像小石这样认真考虑过秘书科与名部门之间的关系和作用,真是有些惭愧。
下午三点多钟,我去给孙总送份文件,孙总说他正准备打电话找我。他说:
“刚才财务部有人打电话来向我告状,说天津一家公司拖欠我们近百万元的货款,是市场部人为造成的。我今晚乘八点半的飞机出差,正准备回家收拾一下,你找个时间把这个问题的情况了解一下,如果不是什么大问题,你就协调一下,把问题解决算了。”
无论发生什么事情,秘书只有知道问题在什么地方发生,才能知道在什么地方解决。回到办公室,我给市场部的人打电话,问天津那家公司的拖欠货款是怎么回事,我想过去找具体经办人了解一下情况,对方说那人刚出去。
玛丽说她知道一些情况,财务部的人对她说起过。事情的经过大致是这样:上个月初,我们公司在天津举行新产品发布会,晚上宴请华北地区的客户。由于销售部起初把天津一客户名单漏了,是在开会的当天才补上去的,所以晚宴上只把这家公司的代表安排与会务工作人员同席,也就没人给他们发纪念品。这家公司的代表觉得自己受了委屈,便以我们公司产品的售后服务不到位为由,拖延到期应付的货款。销售部的人认为,产品发布会是市场部负责筹办的,是他们怠慢了客户,所以市场部应该为这事负责。
过了一会,市场部负责此事的人来电话,说:“这事责任不在我们。公司虽让我们具体筹办会务,但我们把会务工作承包给天津的一家会议公司了。如果销售部一开始不把人家的名单漏报,就不会出现这种事,再说,即使我们出了差错,凭他们销售部的人与用户的老关系,完全可以早就解决这个问题。他们是看我们不顺眼,没事找茬,借题发挥。”
我问:“这事也不能老拖着,你看这事应该如何解决?”
那边电话说:“既然是赖账,就打官司吧。白纸黑字的合同在那里,别把用户惯坏了。”
由于部门利益的不同和看问题的角度不一样,各部门之间出现一些矛盾和摩擦是经常的。秘书常常要充当这种和事佬角色和像消防队一样到处灭火。现在又是公说公有理,婆说婆有理,该怎么办?
“于雪,我觉得这事也很好办。他们平时也老不把村官当干部,既然这次是孙总让你处理,你就快刀斩乱麻,把两边的具体经办人叫到一起,先各打五十大板再说,让他们自己想办法在规定的时间内把用户搞定,否则,让他们自己去向孙总解释,看他们敢不敢拿自己的饭碗当玩具。”玛丽说。
这样做省事,但不能从根本上解决问题。我说:
“第一,你一上来就拿领导唬人,人家口服心不服,往往是按下葫芦起了瓢,不能从根本上解决问题。即使你这次把人家吓倒了,下次呢?久而久之,就没人买你的账了,你只会给人留下一个狐假虎威的印象;第二,孙总知道了也不一定会高兴,因为人家领导也要以理服人,不能一天到晚威胁人家,动不动就炒人家的鱿鱼。”
“那你想怎么办?”玛丽问。
“怎么办,我现在还没完全想好。但我想第一步是要让他们两家人坐到一起,直接沟通,有什么问题当面说清楚,找到解决问题的办法。”
“这两家都不是省油的灯,要这么容易做通工作,问题就不至于拖到现在了。”玛丽不以为然。
但对我来讲,这一步必须得走,要让他们尽可能地消除误会,明白公司的利益是最重要的,不能把部门利益放在公司利益之上。
“如果他们仍然各唱各的调,你又怎么办?”
“如果他们两家还是各走各的路,我就告诉他们,我想去趟天津,问他们谁有空陪我走一趟。”我说。
“你去天津干什么?”
“我会告诉他们,我去天津的目的,第一,代表公司孙总向用户道歉;第二,听听用户对我们的售后服务到底有什么意见,他们希望我们在哪些方面改进;第三,告诉用户,我们希望在一个月之内解决问题。”
“你以为用户会听你的,在一个月之内把钱给你?”玛丽还是不以为然。
“管不管用,我还没有完全想好。”我说,“我给个期限,主要是给自己公司两个部门的人听的,期限一过,肯定就是打官司。这两家吵归吵,但他们都明白,两家都有错,这事要是闹到公司事务会上去讨论,真正打官司,这两个部门都会被追究责任,他们谁也好受不到哪里去,所以,我估计他们不一定会让我去天津,会自己想办法摆平。因为我觉得这事不是解决不了,而是他们两家都在赌一口气。”
玛丽点点头:“你这个办法也许管点用,先让他们明白道理,后让他们明白厉害,不让他们觉得你这个人好说话。”
当然,这也不一定是最佳的办法,也许只能算权宜之计。由于秘书经常代理领导行使职权,一些秘书常常会产生一种错觉,以为自己和领导一样拥有实权。对于秘书来说,如果自我感觉特别的好,就会过分地相信自己的能力,在处理各部门之间的矛盾和纠纷的时候,就会非常迷信压服的方式,认为只有采取“高压”,别人才能俯首贴耳。再加上有的领导不容许别人批评自己的秘书,从而养成秘书在公司里飞扬跋扈、欺上瞒下的习惯,以致给自己带来四面“楚歌”。
代理就是代理,代理绝对不是实权!秘书部门是个综合协调部门,因此,除非情况紧急,非动用上司
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