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外企女秘书职场日记-第3章

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遇’,没有这方面的体会;我是深有体会的!就是在前几天,我到一家公司去,对方的秘书小姐也是这么问我,让我感到非常别扭,觉得自己是个小偷,还没进门,就要接受盘问。其实,她只要稍微换一种口气,问‘你找我是什么事?’我心里就会好受得多!”
“我想补充一点。”
孟姐接着头的话题,不紧不慢地说:“还有一些秘书喜欢问客人‘你预约了吗’,这种说法跟‘你找我有事吗?’一样,容易让客人反感。作为秘书,客人预约没预约,你自己心里应该有数,所以,这么问客人就是失职;客人没有预约不请自来,那是他们没有礼貌,但你不能用‘你预约了没有?’这种冷漠的方式回敬他;表面上,你是很客气地问对方预约了没有,实际上是告诉客人,我知道你没有预约,你不请自来,让我讨厌。别人不走斑马线横穿马路,你就有理由开车去撞他?客人既然上门了,你再问预约没预约已经没有任何意义了,作为秘书,你就得无条件地热情接待,不能因为他们没有预约而怠慢他们。”
“没有预约,怎么接待?”小石认真地问。
这应该是常识,但孟姐还是很认真地对小石说:
“首先要弄清来客的姓名、所在的公司或单位,有什么事情。如果客人点名要与某某见面,就应当立即与当事人联系。但是,在联系好之前,不要给客人肯定的答复,因为当事人可能不在,也可能不愿见这位客人。如果是不愿见这位客人,你就要这样答复人家:‘实在对不起,某某不在家……’。这样,你就不至于给客人留下一个缺乏诚意、为人冷漠的印象。”
“对!”头说,“秘书最可怕的就是冷漠,而最可贵的则是热情。有热情才有亲和力。如果你们几个要问自己是否已成为一个合格的职业秘书,你们就问问自己,我身上有没有这种亲和力。”
“头,什么是亲和力?”玛丽有意将头的军。
“亲和力就是与人为善,助人为乐,在保持自己心身愉快的同时,让你周围的人也感到愉快,使他们愿意和喜欢与你一起工作。”
头似乎也没好好琢磨过“亲和力”这个词的确切含义。与做理论家相比,秘书更应该是个实干家。
“亲和力也可以说是一种氛围,在自己帮助别人的同时,自己肯定也会得到别人工作和情谊上的回报。”
我觉得,亲和力的准确含义是什么并不重要,重要的是秘书身上必须有亲和力。秘书部门是一个企业的神经中枢,上传下达,左迎右送,都是秘书的工作。几乎秘书的每项工作,从收集信息到给上司安排工作日程,都需要各部门和各部门的协助配合。
确实,秘书在公司里的位置是有些特别。有些秘书一方面由于工作能力强,又善解人意,很受上司的欣赏,所以,她的地位在无形之中上升了;另一方面,由于秘书能经常优先得到公司内部机密,甚至是最高机密,如公司在开事务会议时进去送茶,就可能听到某某要调到什么地方当总经理之类的消息,一些部门的人也会因此而对你另眼相看,甚至相当羡慕,因此,一些秘书在不知不觉中,也会产生一种优越感。但是,如果一个秘书在工作中,一天到晚总是带着这种优越感,以睥睨一切的目光看待别人,永远摆出一副事不关己的样子,让别人总觉得自己是在求她或打扰她,她的工作还能做好吗?特别是在秘书部门内部,如果她脸上总是露出一副戴着假面具一样的表情,即使再有能力,一样会影响团结、破坏大家的情绪。一个成功的秘书,总是三分做事,七分做人。
前几天,在十三楼一家美国投资银行当秘书的师妹就被老板炒掉了,理由就因为她是个“冷面美人”。客观地讲,她的工作能力相当强,老板交待的事从来不用老板再操心,人更是长得漂亮,可她自视甚高,加上感情上被在美国哈佛留学的男朋友伤害过,所以对待各部门的人和外来的客人总是带着几分警惕和不屑。慢慢地由于不能与各部门配合,老板发现和意识到事情的严重性后,也只好让她另谋高就。
“当秘书最可怕的是冷漠。一个冷漠的秘书,就像一个麻风病人,你不愿意理人家,人家更不愿理你,而且离你越远越好。这样的人还能做秘书吗?”头最后说。
下班的时间到了,大家收拾东西准备回家。
“玛丽,你知道怎样做一个可爱的女人吗?”托尼开始跟玛丽瞎侃。“我可以教你秘诀。”
“我不知道。”玛丽冷冰冰地说,“我也不想知道。”
“托尼,你说说看。”珍妮挺有兴趣。
“这个秘诀就是十九八七六五四这几个字。”托尼卖关子。
“十九八七六五四,怎么理解?”珍妮问。
“十就是十分热情,九就是九分独立;八就是八分智慧。”
“为什么不能是十分智慧?”珍妮问。
“这还不明白,因为太聪明的女人会让人感到害怕;女人最好是在聪明里带一点点傻气。”
“瞎说。”珍妮接着问:“那么七呢?”
“七就是七分灵气,六就是六分浪漫。五就是五个工作日,就是说女人必须有工作;如果女人没有工作,不管是做官太太还是包二奶,都不会可爱。”
“那么四呢?”
“四嘛,”不知托尼是真的忘了,还是本来就在瞎编:“四就是有四个爱你的男人。”
“哇,太幸福了。”珍妮被托尼逗乐了。
“珍妮,别晕过去了,你还得挤公共汽车回家。”
玛丽给珍妮头上浇了一桶冷水。


第一部分三月第5节泸州老窖

三月某日
时间过得真快,今天又是星期五了。
头决定晚上在公司旁边的龙泉饭店为小石举行一个部门欢迎会。去年也是在这个时候为玛丽举行的迎新会。六点钟,公司的领导都下班了,我们几个开始朝龙泉饭店走去。
三月的北京,虽然已是下午六点多了,可大厦前的广场上仍然游人如织;广场中央的巨大喷泉旁边,有几只可爱的小鸽子正在与几个小孩嬉戏;经过严冬的洗礼,树枝上的嫩芽已开始苏醒,而草坪上的小草已露出腼腆的微笑。春天,正带着迷人的芳香来到了我们身边。
欢迎会六点半准时在龙泉饭店的小包间里举行。包括小石,我们部门的八个人全部到齐:头、孟姐、托尼、珍妮、艾丽丝、玛丽和我。头寒喧过后,直奔主题:
“你们知道为什么从今年元月起,我们公司要在综合部下面设立单独的秘书室吗?”
头像是在问大家,又像是在问自己。
“到去年年底,我们公司近十年来,在中国内地的投资累计已近二亿美元。我们现在已有四个分公司,十几个办事处,二十多个独资或控股的子公司,有近三万名员工。随着在中国大陆投资规模的扩大,我们增加的不只是工作量,对于公司的领导来说,增加了更多的责任。公司领导要对谁负责?”
头见玛丽有些心不在焉,便指着玛丽问。
“对公司的股东负责。”玛丽说。真不知她心里在想些什么。
“公司领导不仅要向股东负责,还要向公司员工和员工的家庭负责,向我们的代理商、零售商以及我们成千上万的用户负责。由于公司领导所肩负的责任增加了,所以,他们作决策的风险也相应增加了。为什么说领导的决策都伴随着风险,是因为一个项目小的几百万,大的几个亿,稍有差错,这些投资就打水漂了,它决定着我们公司的兴衰与存亡。”
头见大家都听愣了,不动筷子,于是招呼大家先吃。
“你们也知道,公司领导的决策大多是在日常工作中以业务命令的形式来实现的。别看他们平时只签签字,打打电话,那就是我们全体员工工作的依据。由于每一个决策伴随着相应的风险,所以要求他们在打电话或签字时不能有半点含糊;因此,为了使公司领导在任何情况下都能客观地认清自己面临的形势,把握公司追求的目标,冷静地作出决策,就有必要将他们从千头万绪的日常工作中解放出来。所以,就要增加他们的秘书,这就是公司为什么成立专门的秘书室和秘书室招兵买马的原因。”
墙上的钟的已指向七点半了。
“作为公司的秘书,我们最重要的一项工作就是协助上司收集决策所需的信息。上司作决策如果没有真实可靠的信息,那就等于盲人骑瞎马。从各部门送上来的报告是信息,从外面收集来的资料也是信息;信息有口头的,也有书面的,公司领导就是根据这些信息来进行决策。由于各种信息来路不一,形式不同,真假难辨,因此,将这些信息交给上司之前,我们自己就要对这些信息进行筛选、甄别、分类和整理。从这个角度来说,我们秘书就是上司的左膀右臂。”
头接着说:“有了正确的信息,上司在决策过程中还要有一个平稳的心态。上司也是人,他们的情绪也容易受外界的影响。如果没有一个平稳的心态,也很难保证决策的正确。如果某个上司家里有个河东狮,每晚跟他大吵大闹的,他能保持一个平稳的心态吗?”
有人笑了。小石还不明白,公司领导人中有好几位在家怕老婆在公司是很有名的。
“帮助上司排除日常工作中的一些杂事或者小事的干扰,使他们在决策过程中保持一种平稳的心态,这也是我们秘书的工作和作用。秘书是做什么的?我们秘书就是为了给上司创造良好的决策环境”。
看得出小石对头的这番理论感到很新鲜。
“小石,你已经上了几天班了,对当秘书的感受怎么样?”
头见小石比较拘谨,便笑着问小石。
“跟我当初想像的有些不一样。”
小石认真地说。看得出她是一个很实诚的人。
“是不是在许多像你们这样的女孩子心目中,觉得我们这样的公司办公大楼豪华气派,办公室整洁优美,员工一个个温文尔雅,彬彬有礼,所以到我们公司当秘书,轻松又体面?”
小石笑笑,点了点头。
“不错,的确是这样,但是,对于一个刚进公司的新秘书来说,首先都得作一些协助性、服务性的工作,而这些事情,就是俗话说的‘打杂’。要想把这些千篇一律、周而复始、枯燥乏味的工作干好,没有毅力和恒心是不行的。你有没有这种思想准备?”
头脸上没有了笑容。
小石仍只是点了点头,没有说话。
头点燃了一支烟,说:“但是,小石,我要告诉你,做一个你这样的白领秘书,实际上是选择了一种黄金事业。我刚才只不过是提醒你,不要过于相信那些电视剧和小说,以为今天进公司,明天就乘高级轿车,到豪华饭店,陪上司吃山珍海味,享受荣华富贵。每一个真正的职业秘书,都是从打杂开始,一步一步地前进,一点一滴地积累;只有经过长期的历练,才能成为优秀的高级秘书。优秀的高级秘书,就像泸州老窖酒。我到泸州看过,不管你原料再好,工艺再科学,不经过长期的窖藏,就成不了真正的好酒。现在的电视和小说里,甚至还包括一些教科书,很少教秘书从最基础的做起。有些秘书甚至在还不知道怎么给客人端水送茶、转接上司的电话的情况下,就让她给上司当参谋,当助手;如果说这不是有意误导,那也是对现代秘书工作缺乏基本的了解;而有些秘书以为上司喜欢,自己又有点灵气,没上三天班,就以为自己是个高级秘书了,这也不切实际。作为一个新秘书,必须耐得住寂寞,经得起磨炼;只要你努力踏实肯干,完全可以逐渐成为一个优
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