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外企女秘书职场日记-第38章

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我拿出日程安排表。
“是这样的,在洛杉矶转机的时候,你给我让出两个小时左右的时间。你也知道,我儿子在洛杉矶读书,他妈一定让我给捎点东西过去。也真是,她自己刚在那里过的圣诞节,才几天。你跟美国JNM公司协商一下,好吗?”
JNM公司是我们公司第一大股东日本吉田公司在美国纽约的分公司。姜总的儿子在洛杉矶读书我知道,前几天我在做日程安排时,就问过姜总是否去看儿子,他说时间太紧,而且常来常往,这次就不必了,所以没留时间。
出来后,我马上给JMN公司发电子邮件,要求调整时间,不到一个小时,对方回电确认可以调整。
日程安排,特别是到国外出差的时候,最怕的是时间上“撞车”事件出现,如同一副多米诺骨牌,一块倒了全部倒,而且不像在国内那么好处理。
下班之前,我像看电影似的,对这十天的出国活动安排,在头脑里进行了预演。由于住宿、交通和与当地有关部门会谈的联络工作都交给了JNM公司负责,所以我的工作减去了一了大块。我担心的是由于可能出现的飞机晚点或交通堵塞,造成时间不够,因为我们的日程安排实在太紧张了,可以说是像走马灯似的。JNM公司在什么时间,在什么地方接我们,什么时间上门拜访……
为上司做出差准备,一定要细心周到,如果不是忘了什么文件,就是在日程安排上出现时间“撞车”,都会给上司和秘书本人惹来不少麻烦。与平时在公司办公不同,上司在出差过程中工作的节奏更快,而且对秘书的指示相应更多,因此,对秘书的要求也就更高。但是,出差途中的环境毕竟不同于在公司,有许多不可预见的因素影响秘书的工作,因此,秘书工作不仅要更加细心,还要更加灵活。
我翻开随身携带物品的清单,又一个个核对了一遍:电脑、照相机、名片、讲话稿提纲、药品……对了,是不是还得提醒姜总准备一副备用眼镜?来回转机和转车,万一镜片坏了也挺烦人。
六点钟下班的时候,我给姜总送咖啡。我问姜总是否有备用的眼镜,他说家里有两副备用的,不用担心。
下班时,玛丽一定要和我一块走,我往西,她往南。
“于雪,你好幸福!还没有正式给姜总当秘书,就捞了个肥差,吃住行,人家都准备好了,你只要举起酒杯让人家拍照就行了。”
说着,她作了个模特姿势。我忍不住笑了。
我心里承认这的确是个美差,但美差绝不意味着轻松。除开语言方面的差异,还有文化,思维方式等方面存在着差异,因而工作方式和处理问题的方法也会有碰撞、适应的过程,而这个过程绝不会轻松,随时都有可能发生误会,引发不愉快的事情况发生。好在姜总说他常来常往,不会有什么事的。
“你准备给我带什么礼物?”玛丽装出一副要拦路抢劫的架势。
“我给你买个汉堡,保证绝对正宗。”
昨天姜总对我说,这次没时间,下次如果不这么忙,一定让我到美国各地玩一玩。世界真奇妙,我真想到美国各地漫游一遍,不过,这次我最想看的还是我的同行,硅谷公司里的秘书们。
有许多杂志介绍,作为全世界高科技圣地的硅谷,那里的公司秘书们也与众不同,他们也似乎不用整天衣冠楚楚;如果老板要咖啡,可以请老板自己去取。最有名的可能就是斯科公司CEO钱伯斯的秘书格罗斯。据说她每天工作至少12个小时以上。她负责帮助钱伯斯制订全球工作计划表,向他汇报各种会议的内容和安排。虽然她仅仅是个秘书,可她的权力似乎比斯科公司的几十位副总裁的权力还大。钱伯斯虽然是她的老板,也是她的工作伙伴和朋友,如果需要,她也可以请钱伯斯为她拿三明治……
人类的进步,不仅在彻底改变秘书的工作方式,也在彻底改变着秘书存在方式!
三人行,必有我师。记得上次陪孙总到上海出差时,接待我们的是神户贸易株式会社,公司秘书是位日本小姐,她见开车的司机连我手上的手提包也“抢”了过去,马上把自己的手提包也递给了我,怕我感到难为情。就这么一件小事,让我感到我们的秘书水平与发达国家职业秘书之间的差距。差距不仅表现在技能上,更大的差距是在素质上。冰冻三尺,非一夜之寒。
下班回家,妈又做了她拿手的四喜丸子,真好吃。


第四部分十二月第68节秘书如雪

二月某日
公司今年再招聘两个秘书,在北京的一家青年报上登载了招聘启事。今天招聘启事出来了。在我们的招聘启事旁边,还有一条同样大版面的招聘启事。那是一个IT企业,它的招聘启事是这样的:
“本公司是一家专门从事网上资讯服务电子商务的综合性公司。现欲聘文秘两名,要求本科以上学历,三年以上相关工作经验,形象气质俱佳,能熟练使用Word、EXCEL、POWERPOINT等办公软件,懂数据库管理,打字速度每分钟不低于100字,英语六级以上,沟通能力强,适应团队工作,具备一定的财务知识,熟悉市场经营与管理,有敏锐的市场洞察力。”
“于雪,你看这个招聘广告。”玛丽把报纸递给我说,“这哪是招文秘,简直就是招CEO。”
小石把报纸也拿过来看,看完感叹:“IT企业的文秘就是这样!”
“小石,你知道IT是什么意思吗?”玛丽问小石。
“不就是InformationTechnology吗?”
“No,”玛丽装着洋腔洋腔说,“ITisI’mTied.”
艾丽丝见她俩这么热闹,也把报纸拿过去看,一边看,一边对我说:“小于,我倒想起一件事来,前天美国AT公司兰妮小姐给了我一张名片,她实际就是个Secretary,可名片上却印着AdministrativeAssistant,我当时没有太在意,看来是有些区别。”
“我还见过印着OfficeCoordinator的名片,这有什么稀奇的,人家想怎么印就怎么印!”玛丽总觉得艾丽丝喜欢大惊小怪。
“我也想起来了。”小石说着,从抽屉里翻出一张名片来,“这是我上个星期收到的一张名片,人家是ExecutiveAssistant,我当时琢磨了好久,猜不出到底是个什么职务。”
我觉得,人家在名片上印的职务,并不像玛丽说的那样,在企业管理制度相当规范和严格的公司里,员工的职务和头衔是不能随便叫的,更不能随便乱印,所以,无论是AdministrativeAssistant,还是OfficeCoordinator和ExecutiveAssistant,都有确切的工作内容和职责。应该说,这些头衔从本质上来说,还是属于Secretary的范畴,但是,她们与传统的Secretary相比,无论是在工作内容上,还是在职责上,又都有了一定的区别;其实,在我们的实际工作中,这种区别也很明显了,只不过是我们在名称上未加区分,都笼统地叫“文秘”或者“秘书”罢了。
随着时代的发展,秘书工作的内容和职责也相应发生变化,这是理所当然的。从这则广告里,就可以明显地看出来:首先,对秘书文秘知识的要求,已由过去强调打字、写作和存档这类基本技能向英语、办公自动化、财务这些更广泛的文秘知识拓展。过去招聘文秘,一般只要求“有一定的写作能力”或“良好的文档管理经验”这类基本技能,现在,不仅在办公自动化方面,要求会管理数据库,而且在财务、企业管理的知识方面也有了相当的要求,这是一个趋势。
其次,秘书不仅要注意秘书业务素质的提高,还要熟悉本公司所在的行业和专业的情况。过去的文秘工作往往只局限秘书工作本身,不去了解行业或专业方面的动态和最新进展,以为那只是职能部门的事情。现在不仅要求秘书熟悉公司的市场经营活动,而且还要有敏锐的市场洞察力。所以,现在的高新技术企业,特别是那些IT企业,对秘书的要求,一方面,要求秘书是通才,有相当的行业背景、经验和知识面,对新技术有一定的了解,有快速洞察竞争对手策略变化的能力;另一方面,要求秘书对本公司的产品性能和产品核心价值定位有深刻的理解和体验。如果从秘书是上司的助手和参谋这个高度来看,这要求是很正常的。如果你不懂公司的业务,不了解公司所在行业或专业的具体情况,你怎么做参谋或助手?比方我们东岩公司马上要进入生物制药行业,头要求我们看些有关这方面市场和技术的书,了解一些基本知识,就是这个道理。
最后,也是最重要的,那就是企业对秘书的非智力因素的要求,将和对智力因素的要求一样同等看待。过去人们对秘书的要求,就是看会不会打字,或者会不会英语这些技能知识性的东西,将来则会更重视协调沟通能力、团队精神、责任感、忠诚度这些非智力因素方面的东西。
作为职业秘书,我们必须迎接挑战。
Theonlythingwehavetofearisfearitslfe.
从明天起,我将正式成为姜总的专职秘书。如果从单纯的秘书基本技能来看,我对自己的能力充满了自信。但是,随着公司业务的发展,市场竞争越来越激烈,姜总肩上的担子也越来越重,他也面临着越来越严峻的挑战,作为他的专职秘书,或者是他的助手和参谋,我的工作自然而然地面临着许多严峻的考验,既有知识方面的,也有技能方面的;既有经验方面的,也有意志方面的。只有勤奋学习,努力积累,才能应付挑战,不辱使命。
下午,西部的一个省政府在京举办投资企业联谊会。我和玛丽陪姜总和赵总出席。晚宴之后,玛丽说不顺路,让司机直接到我家,晚上住我家。
雪在漫天飞舞,我让司机在路口停车,我俩决定走一段路回家。
大片的雪花正从天空中飘落,停在路边的汽车全变成白色的了;大树和路灯,都裹上了一层厚厚的积雪,一切都显得那么厚实而柔软。整个北京城似乎都凝固了,像一座空旷的教堂那么安静。
我们一边笑着闹着一边往前走,但走不了几步就要滑倒一次。后来我们又蹲下来堆雪人。当我们蹲下来堆雪人的时候,顽皮的雪花肆无忌惮地钻进了我们的脖子里,钻进了我们的裤管里;但我俩一点也不在乎。我俩从小在北京长大,但像是第一次见到雪似的,兴奋得忘乎所以,好像整个北京城只有我俩。堆完一个几乎同我们一样高的雪人,开始打雪仗……累了,我们站在一起手拉着手,静静地听着雪花簌簌地落在我们肩上的声音。
雪花,多么美好的雪花!她既不像风那么张扬,又不像雨那么矫情;她从从容容地来,又从从容容地去;她似乎什么也没有留下。但冬天如果不下雪,那么,冬天将不再是冬天,冬天就会让人无法忍受!
有雪的冬天多好!瑞雪兆丰年!
……这世界真美好!尽管在这美好宁静的世界里,我们两个小秘书显得更加渺小,渺少得就像两片小小的雪花……


第四部分十二月第69节后记

当初,我把本书的稿子交给出版社的编辑时,心里诚惶诚恐,因为我知道,我要面对的主要读者群是些什么人。但是,本书出版发行之后,我心中的顾虑慢慢打消了。尽管有尖锐的批评,毕竟喜欢本书的读者还是多数。如果读者真的对我的书不屑一顾,那才是我的悲哀!
我这只是一本如何做好文秘工作
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