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外企女秘书职场日记-第4章

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头看了看手表,说:“今天时间太晚了,我也就不多讲了。最后讲一点,因为我们部门又增加了一名新成员,所以在这里我又要强调一次团队精神。由于我们部门处于公司决策的枢纽中心,所以我们一定要有很好的团队精神。我们大家精诚团结,是做好我们本职工作的前提。作为秘书,必须学会处理好人际关系。搞不好人际关系,那你趁早另谋高就。我在这里讲搞好人际关系,不单纯指与别人相处,做到一团和气,更在于大家能不能形成一种新的合力。人缘好仅是人际关系良好的一种表现,人际关系能力指是不是尊重别人,是不是理解别人;在与别人沟通时,是不是能很好地听取对方的意见,并把自己的意见说出来;意见不一致时,是不是能把不同的意见综合起来,然后能求大同存小异;是不是在说服别人的同时,也能说服自己。”
欢迎会结束的时候,头对部门内的工作进行了调整和分工:从下周起,我正式给孙总当专职秘书。所谓专职秘书,仅仅是指我的工作的侧重点是协助孙总处理他的日常工作。比方说,如果孟姐请假或有其他事情,我也有可能要代替孟姐协助姜总处理日常工作。专职秘书不是私人秘书。在成为专职秘书的同时,我和孟姐、托尼他们一样,也开始负有辅导玛丽和小石业务学习的责任了。
头举起酒杯让我们大家一起干了最后一杯。
“记住,我们每个秘书负责的上司,他们在职务上有高有低,但作为秘书,我们大家一律平等!”
当我们走出饭店的时候,长安街上早已是灯火阑珊。
青春短暂,人生短暂,正如这春霄,一刻千金!


第一部分三月第6节Ohing;once

四月某日
今天正式成为孙总的专职秘书。孙总似乎是有意,在第一天就给我来了个“下马威”。
公司决定参加今年九月份在上海举办的国际展览会,会议的筹备工作由孙总负责。一上班,孙总就让我到他的办公室,向我交待他对筹备工作的一些设想,如参加的部门、人员、经费、进度安排,等等。我迅速地记录着,以便尽快拿出报告,提交下个星期召开的公司事务会讨论。
“还有,你让黄部长马上过来一下。”
孙总最后说。
“对不起,孙总,我没听清楚,您是找市场部的王子亮部长,还是找研发部的黄云鹤部长?”
由于孙总是南方人,说话王黄不分,而这两个部门都要参加展览会的筹备工作。
“Ohing;once。”孙总突然说了一句英语。
“嗯?”
由于太紧张,我一下子没明白这句英语的意思。
孙总重复了一次。
我这次明白了,孙总的意思是好话不说两遍。他没有意识到他发音“王”“黄”不分,而是以为我注意力不集中走神,所以他火了。
“对不起,孙总。”我看着孙总的眼睛说,“我实在没听清您是想找市场部的王子亮部长还是找研发部的黄云鹤部长。”
宁肯挨训,我也得把事情问明白了,不然叫错了人,挨批评是小事,还会耽误更多的事。
我看着孙总,等待挨训;他脸上的线条像刀刻出来似的,难怪玛丽背后老是叫他“高总”(高仓健)。
“你让研发部的黄云鹤部长马上到我的办公室来。”孙总似乎也意识到自己说话“王”“黄”不分;虽然最终没有发火,但他的声音仍然冷冰冰的。
今天是第一次正式与孙总“短兵相接”,虽然差点挨训,但我完全可以理解。四十来岁,美国哈佛的MBA,回国不到一年,担任这么一家规模不算小的外企的副总,因此,办公室对他来说就是战场。所以,当他自己身先士卒,冲锋陷阵,与敌人展开肉搏的时候,他当然容不得他手下的士兵仍在嘻嘻哈哈、松松垮垮。
现在有许多女孩子选择秘书作为职业,仅仅是受了一些电视和小说的影响,以为做秘书轻松和浪漫,既不像销售部的销售人员那样有销售指标定额的压力,也不像研发部的科研人员那样必须按时完成相关项目,工作业绩指标弹性很大。所以,一些秘书在上班的时候出现注意力不集中的现象是难免的。如打电话时嘴里嚼着口香糖,手里玩着铅笔;做事马马虎虎、粗枝大叶、缺乏主动性和责任感,等等。
“Ohing;once。”对于秘书来说本身就是一种鞭策,也是一声警钟。
果然,当我从孙总办公室出来,就听见头在狠狠训斥玛丽:“你给我记住:值班的时候,空闲时间不等于是你可以自由支配的时间!”原来,刚才在值班的时候,玛丽见没有客人,便拿出与昨晚播映的电视剧配套的小说看起来,结果头来到她跟前她还没有发觉。
既然我被安排给孙总作专职秘书,那从今以后我就得好好地了解和适应孙总的思维方式和工作习惯,当然,也包括适应孙总的口音;秘书只有全面了解和适应自己上司的思维方式和工作习惯,才能与上司形成一种深深的心灵默契,使我们双方的工作相得益彰。
安排我给孙总当专职秘书,不仅是对我工作能力的肯定,也是我的幸运。孙总表面不苟言笑,但他的工作方式肯定容易适应,一是一,二是二,条理清晰,批示明确,秘书理解和执行起来相对容易。前些天,我替艾丽丝给赵总当了几天专职秘书,好多事你向赵总请示,他老是让你“看着办”。你向他汇报,特别是在下午的时候向他汇报,他老是含含糊糊,很少明确地答复;你去请示某项工作,要求得到具体指标或明确答复,有时却“哼哼哈哈”一通之后,没有明朗的态度,有的只是说“知道了”。相反如果他说“外面好像要下雨了”,你就得想到要给他准备雨伞,长一个心眼不行,得长两个心眼,挺累心的。
当然,要让孙总满意我的工作,也不是一件很容易的事,但我有信心。
下班时已是星斗满天了。我们家大院门前这个小花店是什么时候开的?装修得很精致的花店还没关门;晚风习习,送来阵阵清香,我深深地吸了一口,仿佛看到了春天在向我微笑。
我进去买了束花,我要去和春天约会。


第一部分三月第7节伸手不打笑脸人

四月某日
一上班,公司驻西安办事处的邵文华的母亲来了。
她提出要见姜总,由于姜总太忙,所以头让我负责接待这位快七十岁的老奶奶。
老奶奶说,自去年七月邵文华派到西安去之后,现在家里谁也管不住她那宝贝孙子了。这孩子不好好学习,成天跟社会上一些不三不四的人混在一起,眼看着明年要考大学了,家里人都非常着急;只有邵文华才能管住这孩子,所以她今天来公司,就是想请公司把邵文华从西安调回北京。
“这孩子如果明年考不上大学,那他一辈子就毁了。”
邵奶奶说着,眼泪就出来了。看着她老泪纵横,我心里非常难受,也差点陪着她流泪,不知道如何帮她。就这样,老奶奶反反复复说了一个多小时,我才把她送走。
送邵奶奶到大门口,回来刚出电梯口,值班的玛丽就指着我对一位客人说:“这位就是孙总的秘书,由她领你去孙总的办公室吧。”
我脑子里一闪,孙总今上午没约任何客人,这位客人是哪里来的?
在我纳闷时,客人朝我微微一笑:“给你添麻烦了,不好意思。”
来客也就二十几岁,很精神,跟一部记不起名字的电视剧里的演员的长相非常相像。脸上虽带着歉意,但笑容很灿烂。于是我带路领着客人到了孙总办公室。
十二点整,我正准备起身下楼吃饭,孙总来电话让我去他的办公室。我一进门,孙总就劈头盖脸地朝我大发雷霆:
“于雪,你今天脑子进了多少水?!你居然领着一个卖保险的到我办公室来;他死缠烂磨,浪费了我整整一个上午!”
仿佛有颗原子弹在我头顶上爆炸。我眼前一阵发黑,眼泪差点就掉下来了。我定了一下神,马上说:
“孙总,实在对不起,是我的失误。”
孙总见我这样,似乎也意识到他自己有点失态,便朝我挥挥手:“下次别再做这样的事了。”
从孙总的办公室出来,我马上跑进洗手间。我的眼泪实在忍不住了,干脆让它流个痛快!玛丽这家伙真可恨,真恨不得在她脸上狠狠地咬一口,破了她的相,让她一辈子也嫁不出去!这家伙害我害得太惨了……
我慢慢把脸上的泪擦干,朝楼下走去。如果我当时对孙总说这是玛丽失误造成的,把责任往玛丽身上推,那又会是一种什么结果呢?我边下楼梯边想。
如果我把玛丽推出去,除了让玛丽也挨顿臭骂以外,对我没有任何意义。也怪我自己粗心,让邵奶奶的眼泪把我弄得晕头晕脑的,不然不会惹孙总发那么大的火。
吃饭的时候,玛丽又挤了过来,问我,上午那位客人身高有没有一米八,我说不会有那么高,玛丽坚持说绝对不会低于一米七八。
下午,我又把中午的事情仔细地想了想。孙总朝我发火的时候,我赶紧主动道歉是对的。在当时的情况下,我不赶紧主动道歉,而是说自己太忙,或者找其他什么借口替自己辩护,孙总的火气可能会更大更持久。在当时,孙总实际上根本就不需要什么理由,他要的就是发泄!你越给他解释,他心中的火气就越大;如果你能给自己找一千个借口,他就有一千个理由骂你!明明知道自己有了失误,反而千方百计地给自己找借口,就像在外面饭店吃饭,结账时忘了让老板找你十元钱,你又花二十元来回打出租车,去要这十元钱一样,是非常愚蠢的事。
俗话说“伸手不打笑脸人。”这的确是一句至理名言。当上司发火时,你赶紧主动道歉,就等于你已经举起了白旗,对方还忍心对准你开枪?就是两军交战,还有优待俘虏的政策,何况是上司对待自己的秘书。总之,先把上司的怒火压下去,把一场可能发生的风暴消弭再说;如果自己真的比窦娥还冤,然后再想办法为自己伸冤也不迟。当时不管你怎么解释,上司肯定认为你的“解释”都是在“推卸责任”。
有些女秘书容易情绪化,一听到批评,特别是错误的批评,当着上司的面,马上就泪如泉涌,嚎啕大哭。对于上司来说,他可能会动恻隐之心,当时不会再多说什么,但是从内心来讲,他可能会更看不起这种娇气的作风。对于秘书来说,出现这种情况更加可怕。
其实,道歉并不是一件可怕的事,道歉是一种智慧的表现。由于你只是偶然的失误,上司并不会把你怎样。上司发火,也只是一时之气;上司大都是比较理性的,他们对长期与自己共事的秘书的印象和评价,一般不会只凭这样一两件事就发生改变。所以,也就没有必要担心自己道歉认错后会被打入“冷宫”。
另一方面,秘书也应能够理解,上司也是人,也有自己的喜怒哀乐,秘书做错事让上司受了气,上司要发泄是很自然的,所以也没有必要把上司发火的事看得太重,认为自己道歉认错就是对自己自尊心的伤害。总而言之,无论对上司还是对秘书,出现了失误就应尽快让它成为过去,否则,就会影响正常的工作。
当然,如果上司朝你发火的时候,你认为责任不在你,不必计较上司的态度,他发完火之后,你只是微微一笑,说句“我知道了
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