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外企女秘书职场日记-第7章

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过了五一节,阳光就变得是那样的明媚,春风是那样的柔爽,让人感到生活是那样的美好。
五一节前,头让珍妮、玛丽、小石和我四个人利用五一节的假期,参加一个由台湾人举办的“高级秘书研修班”,连续三天。今天是第一天。当我走进挤满了上百人的大教室时,心里有一种重新回到学生时代的亲切感。
今天上午是由台湾讲师讲“秘书交流的技巧”。
“我们首先来讲‘听’的问题。我问你们,你们是不是觉得自己一生下来,就在听别人说话,所以,就认为‘听’是一种很容易的事?”
台湾老师大声地问。
“是。”后排有几个男生回答。
“不!如果要做到既听‘懂’,又听‘好’,是件非常不容易的事!”
台湾讲师讲课非常投入,不像我们在学校时老师讲课那么慢条斯理,他说——
“我先讲一个小故事。这个故事发生在美国。一个非常有名的电视节目主持人,在电视节目现场随机采访一个六岁的小男孩。
“‘杰克,你长大了想干什么?’主持人问。
“‘我……我长大了想当一名飞机驾驶员。’这男孩想了很久,有些结结巴巴地回答。
“‘如果你驾驶的飞机在大海上空飞行时,你突然发现你飞机油箱里的燃料不多了,不能飞到任何一个机场了,你打算怎么办?’主持人问。
“这小男孩思考了几分钟,之后回答说:‘我会要所有的乘客系好安全带,然后我就带着降落伞跳出去……’
“在直播现场的所有观众,都哈哈大笑。假设,当时你也在现场,你会不会笑?”
老师指着坐在前排的一个男生问。
“我肯定也会忍不住要笑的。”那男生站起身回答。
“你为什么觉得可笑?”老师咄咄逼人地问。
“因为这小男孩的回答充满了童趣。第一,他还不懂作为一个飞行员,不能抛下乘客独自逃生这一职业道德;第二,他如果真的要一个人逃生,他就不应该跟乘客打招呼告别。”
“你们大家都赞成这位先生的看法吗?”老师重新回到讲台中央,大声地问全班同学。
“同意!”有许多人回答。
“也就是说,你们都认为自己真的听懂了,这小男孩的话里的真正意思?”
听老师这么一反问,台下没有几个人说“是”了。
“不!”
老师看上去不单是激动,更多的愤怒!虽然他穿的是白衬衣,打的是黄领带,但他那神态就像哪座庙里泥塑的赤目金刚!
“不!你们一点也没听懂!一点也没听懂!”
教室鸦雀无声。
“当时,这位主持人并没有笑。”
老师的情绪很快平静下来。
“他凭直觉感到,独自逃生并不是杰克的真正意思。他要等待。慢慢地,他发现杰克流眼泪了。于是,他问杰克:‘你为什么要一个人跳出飞机?’
“杰克回答说:‘我要马上去找燃料;找到燃料后我要回来。’
“‘我要回来!’这才是杰克的真正想法,你们当中有谁,有谁真正听懂了杰克的这个意思?!”
我们既感到震撼,又感到豁然开朗。
“连一个六岁的小男孩的话,都不是那么容易听懂,你们还认为‘听’是一件很容易的事吗?”
老师指着前排一个戴眼镜的女生问:“你认为应该怎样才能真正听懂别人说的话?”
可能是不好意思,女生站起来后没有回答老师的问题。
“要‘听’懂对方说话的真正意思,就必须让对方把话说完。让对方把话说完,知道吗?让对方把话说完,不仅能完整地听懂对方的意思,而且也是对对方的尊重,表现你的涵养。作为秘书,涵养非常重要。”
台湾老师早已换成一副亲切的面孔,笑着说:“另外,如果你是在进行商务谈判的话,你就要让对方多说,让他把想要说的话都说完,他把话说完之后,就会产生一种‘黔驴技穷’的恐惧心理;相反,你就可以从从容容地从对方的话中找出破绽,进行攻击,后发制人。”
台下有几个男生笑了起来。
“但是,我想问,在座的各位秘书先生和秘书小姐,你们都养成了听别人把话说完的习惯了吗?”
真是不问不知道,一问吓一跳。作为秘书,我们在实际工作中似乎都犯有这种毛病——不论是在接受上司指示的时候,还是在与客人交谈的时候,只要一遇到没有听懂的地方,马上就会插话,似乎不马上问个明白就再也没有机会似的;有时虽强忍着让对方把话说完了,但当对方的话音刚落,你的提问就像挺机关枪子弹似的朝对方射了过去,不给对方一个喘息的机会。
如果仔细反思,在我们秘书的日常工作中,从打电话到端茶送水,有多少类似于不让别人把话说完就提问这样不注意细节的小毛病?细节就是质量,而质量就是生命,这是现在连每个工厂里的工人都知道的道理,可在我们这些号称白领的秘书的头脑里,有多少人树立了“秘书工作质量”这个观念?现在所有的工人都知道,如果他们在工作中马马虎虎,产品出现质量问题,在市场上卖不出去,他们拿不到工资,他们就会下岗。如果我们当秘书的再不注意工作的质量问题,将来会不会也面临下岗的问题呢?想想真可怕!
“在与上司或客人交谈的时候,如果遇到没有听懂的地方,可先把问题记在纸上,待对方把话全部讲完之后,慢慢地把问题一个一个地提出来,这样不仅效果会好得多,而且双方会更融洽。”
课间休息之后,老师讲如何“听好”的问题,主要是强调在对方说话的时候,要注意力集中,不要老想别的事情。
“在听别人说话的时候,你最好看着对方的眼睛,这是‘听好’的最大诀窍。特别是当你与你的老板谈话的时候,你看着他的眼睛,他会觉得你信任他,尊重他,因此,他也会对你产生一种自然的亲近感。当然,让你看着对方的眼睛,不是让你死死盯着他,眼睛一动也不动,那样人家还会以为你要吃了他。”
老师的幽默,引起台下一阵哄笑。
“另外,在听别人说话的时候,你要有所表示。当对方说到关键的时候,或者快要说完的时候,你点点头,小声附和几句,让对方知道你是真正听明白了;如果对方滔滔不绝地说着,你无动于衷,或者显得非常紧张,对方也会感到兴趣索然。记住,无论是在接受老板的指示,还是听取客人的情况介绍,当他们说完之后,一定要对他们说话内容的重点重复一遍,特别是约会的时间和地点等,这样既可避免出现差错,也向对方表示了极大的尊重。”
老师喝了口茶,看了看手表,离下课还有几分钟,就笑着说:“最后,我还要送在座的各位秘书小姐几句。在老板给你们作指示的时候,不管自己是不是真正听明白了,在老板说话每次停顿的时候,你最好点点头,说个‘是’,这样,对于你的老板来说,是一种很好的心理享受,因为他既感到你的活泼与妩媚,也感到你的放心与可靠。”
台下许多人笑起来了。
我们虽然也经常参加一些培训班,但今天受益最多。
我们每个人从小就会说话,就像我们每个人从小就会走路一样。有的人跑一百米要十五六秒,而有的人只要十秒或九秒多;一百米跑十秒或十五秒,在跑步的姿势上没有什么本质的区别;它们的区别仅仅在一些细微的小节上。但就是这些细节,将我们这些凡夫俗子与世界冠军拉开了距离。


第一部分三月第12节黄梅戏

五月某日
北京的五月才是真正的春天。迎着柔爽的春风,看着街道两旁被染得翠绿的行道树,心中似乎总想唱点什么。
五一黄金周结束了,今天又恢复了正常的工作。可是今天一上班,玛丽就挨了头的训,我们休假后的愉快的心情,像商场里的春装打了折。
早晨一进办公室,玛丽就将挂在脖子上的新三星手机向我晃了晃。手机上还挂了个黄绿相间的卡通娃娃。看来五一节过得不错,换了手机,又买了新裙子。当玛丽向我晃她的新手机时,也被头看到了。
“玛丽,你脖子上挂的是什么玩意儿?”头冷冰冰地问。
“手机。”玛丽不知道头为什么明知故问。
“手机不要挂在脖子上!”
“为什么呀?”
“这里不是游乐场,你也不是中学生!”
我也觉得头今天不太对劲,有些家长作风。
“那我的手机放哪儿?”玛丽不敢跟头再“顶”了。
“该放哪儿就放哪儿!”头说着就出去了。
办公室里的空气似乎凝固了,尽管刚才还是叽叽喳喳的。
“头今天是怎么啦?”过了好一阵,玛丽才像缓过神来似地问。
“玛丽,不管头怎么样,你把手机挂在脖子上,又配上那么显眼的卡通,确实不太合适,让客人看见了,会给人一种与整个办公室环境不相协调的感觉。”
孟姐见玛丽还没有想通,便跟玛丽解释。
“那我总不能不用手机吧?”玛丽说。
“其实,你在办公室的时候,可以把手机放在抽屉里;出了办公室,手机挂哪儿都可以。”孟姐接着说,“玛丽,我还要多说几句,你今天这条裙子的确很漂亮,又很合身,但我觉得穿着上班有些不太合适。”
“这条裙子很露吗?”玛丽明显地有些不服气。
“不是露不露的问题。作为秘书上班的服装,不仅有个形象问题,还有个是不是适合工作的问题。你这条裙子,首先是裙摆和袖子都太长了一点,干起活来会有些不方便;其次是没有口袋。秘书的衣服一定要有口袋,平时放支笔、粘贴纸、名片等常用的小东西,不至于要用的时候到处找,特别是接电话或者在走廊上接受上司临时交办的事情时,能随时记录下来。有了口袋,你的手机就有地方放了。还有一点,你这裙子虽不是很艳,但还是很容易显脏,所以穿着上班有些不太合适。”
见玛丽还是有些口服心不服的神态,孟姐似乎知道玛丽心里在想什么,于是说:
“玛丽,我并不是要大家穿得千篇一律,没有一点个性化的东西,但是,当秘书在选择上班服装的时候,必须首先考虑工作的需要,在这个基础上再考虑个性化的东西。还有,你的首饰。虽然你的戒指不显眼,但你耳环上的耳坠还是太长了一点,有些显眼;不是说我们做秘书的不能戴首饰,而是我们戴的首饰不要过于张扬,这样,不至于在接待客人时,让人觉得不太协调。”
下午,我去孙总办公室送材料时,孙总对我说:“小于,我下个星期要到四川绵阳出差,我有个要好的中学同学在那里当局长,多年不见了,我想在去看他的时候,给他送点礼物。你看北京有什么土特产,帮我买一点。他们夫妻俩似乎没有小孩。”
“好的。”我不假思索地回答。
一出办公室,我心里就叫苦:在北京这样一个既现代化又国际化的大都市,到哪里去找又土又特的东西?
记得我很小的时候,老爸回南方老家,还带一些茯苓夹饼、果脯之类的东西回去当礼物送人;到我上中学时,老爸回老家就什么也不带了,说带回去的北京土特产,人家早就看不上了。现在整个北京城,似乎除了全聚德的烤鸭能叫北京土特产外,我不知道,还有什么东西能作为土特产拿得出手?可是,别说出了北京城,就是出了全聚德,那烤鸭味道就不一样了!
回到家里,问老爸北京有什么送人的土特产,因为他曾经在商业部门工作过。他抓耳挠腮地想了一阵后,表示爱莫能助,说他也不知道。
吃饭的时候,老爸见我还在为礼品的事发
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