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忠告或批评必须选择恰当的时机，最好是选择没有第三者在场的场合，否则他会认为你是故意让他当众出丑，从而增加被批评者的抗拒心理。
某单位的员工迟到早退的现象相当严重，上司终于忍不住要说话了。如果态度和蔼，事情还容易过去，如果态度粗暴，甚至以威胁的口吻说话，那么，被批评者可能也会强硬地说：“既然你对我不满意，那我不干好了。”这样就有可能使上司下不了台。
按一般情理，迟到者不论其理由如何，也绝对不要视迟到为好事，虽然没向上司说声抱歉，但心理上总是不安。在这种情况下，你应当抓住人性的共同弱点，采用温和的语气说：
“很对不起，我不了解你有什么困难，如果能够克服的话，我请你注意一下影响。我知道你住得远，交通又拥挤，不过我仍然要拜托你能尽量不迟到。”
由于你能够谅解他犯错误的原因，使他感到你不是故意为难他，他才可能听得进你的批评。
在与别人谈话时，最好不要互相比较，尤其在责怪别人或批评别人时，“相互比较”是最最忌讳的事。
有位母亲，总是用左邻右舍张家李家的孩子如何如何“争气”、“有出息”来贬责自己儿子“不长脸”。天长日久，使孩子处处感到压力，处处觉得不如人，因而信心丧失，最后采取极端做法———自杀。
这位母亲的做法，不断地用“相互比较”使儿女丧失信心甚至绝望。类似这位母亲的做法，如果上司也用相互比较的方法批评下属，那么，下属就会产生自卑，丧失信心。
由此看来，批评人时用“相互比较”实在是有害无益的下策。
注意寓批评于表扬之中。
表扬和批评是思想工作中常用的两种方法，也是做上司的必须掌握和运用好的最基本的领导艺术。下属有了成绩，上司就应及时加以肯定和赞扬，促其再接再厉不断进步；下属有了缺点和错误，上司也应及时指出并加以批评，促其醒悟，以免在错误的道路上越走越远，甚至出现更大偏差而影响全局工作。
表扬是一种积极的鼓励、促进和引导。一个善用表扬的上司，就不会满足于对个人或集体的优点、长处和成绩作简单的肯定与赞扬，总是善于挖掘表扬的潜力以努力提升表扬的效果。
具体的做法是：
一是善于寄希望于表扬之中
经验丰富的上司，面对下属某个方面的不足，一般不会轻易说：“希望你……”，而往往是把这句话留在下属因某方面的工作做出了成绩受到表扬之后，再话锋一转，提出相应的希望。
因为他深知，当一个人因工作上的成绩受到表扬时，就会产生一种成就感、荣誉感和自豪感，这种积极的心理反应不仅会使其感到心情愉快，还能使其自信心大增。在这种状态下，如果对其提出带有希望性的要求与建议，不仅不会使其感到是在挑刺，而且会使其真正从中感悟到上司的关心与爱护，这是下属最易接受上司希望的绝妙时机。
因此，表扬不能满足于对成绩的肯定，而应注意趁热打铁，在表扬中提出有针对性的希望，给受表扬者以新的目标。如：对工作中成绩一贯突出、积极向上的下属进行表扬时，要不断提出新的希望和目标，促使其更加发奋努力，更好地发挥自己的优势，再接再厉做贡献；对受到表扬就沾沾自喜，感到船到码头车到站———该歇歇脚了，甚至居功自傲的下属进行表扬时，要提出带有挑战性的希望，促使其戒骄戒躁，不断攀登新的台阶；对工作中有成绩也有问题的下属进行表扬时，要把其存在的问题作为希望明确地提出来，促使其自觉地发扬成绩，克服缺点，不断地实行自我完善。
二是善于在表扬过程中传授经验
聪明的上司在表扬下属时，绝不会简单地说一句：“干得不错”，而总是善于借表扬将成功者的经验与方法传授给下属，以实现以点带面与资源共享。如：“面对某人的当面嘲讽，你能有意岔开话题，保持冷静，不仅表明了你的涵养、大度，这种‘难得糊涂’的做法也是很值得大家学习的”，在表扬之中向众人传授了处理类似情况的方法。凡是受到表扬者，或是正常工作比他人更为突出，或是突击任务完成得非常出色，或是突发事件的处理果断有效，或是紧急情况之下能够挺身而出……无论哪一种情况，都说明受表扬者领先一步，高人一筹，比别人付出了更多的辛劳与智慧，拥有比别人更多的经验和更为有效的方法。成功者的经验是难得的资源、可贵的财富，是资源就不可浪费，是财富就不能废弃。
作为上司在对受表扬者进行表扬之前，就应进行深入细致的调查分析，归纳总结其成功的经验和有效的方法，以便表扬时能够向下属详细介绍受表扬者一事当前是怎么想的，遇到困难是怎么克服的，关键时刻是如何做的。不仅要让下属受其感悟，更要使大家能从受表扬者的经验与方法中有所得益。
三是善于寓道理于表扬之中
精明的上司在表扬下属时，绝不会“杨柳水大家洒”，当然也不会有事没事频繁地作廉价的表扬。因为他懂得：个个都表扬就等于没表扬，而频繁廉价的表扬不仅不能鼓舞士气，往往还会招来其他下属的反感。因为在现实生活中，总有那么一些人，一看到别人在某一方面胜过自己时，心里就堵得荒、不服气。
既是表扬，就应注意以事论理、以理服众。如果需要公开表扬，一定要在下属取得公认的成绩时再采取这种方式，以免让其他下属感到上司偏心、不公正，从而产生逆反心理；在表扬中要尊重客观事实，尽可能多地引用受表扬者的有关实例与数据，用事实来化解某些人的消极逆反心理；不要就事论事，要善于抓住事情的精神实质，富于哲理，给人以启迪，但切忌任意拔高、故弄玄虚；还可穿插运用名人名言、打比方、讲故事等方法，增添事情的趣味性和生动性，让众人在不知不觉中受到启发和教育。
四是善于融鞭策于表扬之中。
成熟的上司总是善于在表扬中一箭双雕：既鼓励了先进，又鞭策了落后。事实上，对先进的表扬，本身也就意味着对落后者的批评。由于这种批评是婉转的、间接的，是一种引导与鞭策，往往比直接的批评更有说服力，更有利于激发落后者的内在动力。因此，作为上司在表扬先进的同时，要善于不点名地指出落后者存在的相关问题，启示他们在对比中看到差距，认识自我，明确努力的方向，以求达到“不用扬鞭自奋蹄”的效果。
批评也是引导，是一种警醒性的引导。问题是这种引导并不像表扬那样令人畅快，也不是人人都能“闻过则喜”，这就要求上司在对下属进行批评时，一定要讲究方式方法，讲究批评的艺术。
主要有以下几种：
第一、对症下药
批评的要领是要抓住问题的实质。但必须注意根据批评对象的不同特点，采用不同的批评方式。因为不同的人由于年龄、阅历、文化程度、性格特征等方面的不同，接受批评的态度和方式也不尽相同。对于性格内向、善于思考的人，可采用提问诱导的批评方式，让被批评者通过回答问题来反思、认识自身的缺点错误；对于脾气暴躁、否定性心理表现明显的人，可采取商量探讨的批评方式，使被批评者置身于一种平等的氛围中，在心平气和的条件下虚心地接受批评意见，避免一下子谈崩；对于性情大大咧咧、什么都不在乎，心理承受能力特别强的人，可采取单刀直入的批评方式，一针见血地指出他的错误，促其警醒。
第二、把准火候
人都是有自尊心的，即使是犯了错误的人也不例外，更何况绝大多数的人也都是能知错就改的。因此，作为上司批评下属时，一定要注意把握好火候。几句话就能解决问题的，就不要多说，点到为止；一次批评已经奏效的，就不要再次提起，适可而止；宜采用私下批评的，就不要采取公开批评的方式，要顾及被批评者的脸面和影响。批评时不仅要指出下属的错误，更要平心静气地和下属一起分析产生错误的原因，并共同探讨有效的解决问题的方法，给下属一种亲近感、爱护感。当然，必须采取公开曝光式批评的也不能姑息迁就，以免问题发展成普遍性的通病而难以收拾。
第三、以理服人
批评能不能奏效，关键在于批评者能否以理服人。有些上司总是忘不了自己大小是个“官”，下属一旦有错，总是居高临下，盛气凌人，好摆上司的架子，好拿当官的腔调，动辄训人。其实，有些人犯了错，在你没有批评他之前，他早有自知之明了，也许还想好了弥补的措施。可面对官气十足者的训斥，反而会产生逆反心态，“就是不服气”，甚至对着干。人非草木，孰能无情？只要晓之以理、动之以情、言辞恳切，在批评中融进关切之意，爱护之心，既指出问题，也帮助分析问题产生的原因以及任其下去可能会造成的影响，同时给予热情的勉励和殷切的期望，让下属从内心里感到你是在关心他、爱护他，是在真心实意地帮助他克服缺点、改正错误，这样才能真正达到惩前毖后、治病救人的目的。
第四、巧妙迂回
有时候，因被批评对象身份的特殊性，不便进行直接的批评，可采用借彼批此的手法，含蓄蕴藉，在不伤害被批评者自尊心的前提下，让其自我感悟，自纠其错。
战国时期的齐景公，喜好狩猎，酷爱饲养能够捕捉野兔的老鹰。一天，烛邹不小心让一只老鹰飞跑了，齐景公大发雷霆，命令将烛邹推出斩首。
晏子获悉此事，急忙上殿奏禀齐景公：“烛邹有三大罪状，哪能这么轻易就杀了？待我公布完他的罪状后再处死吧！”齐景公点头同意。晏子指着烛邹说道：“烛邹，你为大王养鹰，却让鹰飞了，这是你的第一条罪状；你使得大王为了鸟的缘故而杀人，这是你的第二条罪状；把你杀了会让天下人认为大王重鸟轻人，这是你的第三条罪状。好啦！大王，请处死他吧。”
齐景公满脸通红，半晌才说：“不杀他了，我明白你的话了。”晏子含蓄委婉的批评方式既没有使君王难堪，又替烛邹说了情，这种曲径通幽的方法是很值得我们研究和借鉴的。
批评有以下几种方式：
一、请教式批评
有一个人在一处禁捕的水库内捕鱼，远处走来一位警察，捕鱼者心想：这下可糟了。
警察走过来后，出乎意料，不仅没有大声训斥，反而和气地说：“先生，您在此洗网，下游的河水不就被污染了？”
这情景令捕鱼者十分感动，连忙诚恳地道歉。若是警察当初责骂他：你怎么回事，难道你不知道这里不准捕鱼吗？那效果就不一样了。
二、暗示式批评
某单位工人小王要结婚了，工会主席问他：“小王，你们的婚礼准备怎么办呢？”
小王不好意思地说：“按我的意思简单点，可是丈母娘说，她就这一个女儿……”
主席说：“哦，咱们单位还有小李、张冰都是独生女啊！”
这段对话双方都用了隐语。小王的意思是婚礼无法不操办，主席没有直接批驳他，而是暗示他别人也